優先順位を変えるとき、関係者が最も知りたいのは「自分の待っている仕事がいつ遅れるのか」です。伝える順番は、何が後ろにずれるか、新しい期限はいつか、なぜ変えたかです。優先順位そのものの付け方は「優先順位がつけられない」の記事で扱っています。この記事は、決めた順番を変えるときの共有方法に絞ります。
月曜に、金曜締切の監査資料の作成を頼まれたとします。もともと水曜までに予定していた新人研修の資料と、木曜までの販促チラシの確認が押し出されます。このとき「急ぎが入ったので少し遅れます」と送るだけでは、相手は予定を組み直せません。
「監査資料の作成を優先するため、研修資料は水曜から翌週月曜へ、チラシ確認は木曜から金曜午後へ変更させてください。研修の実施日には間に合う見込みです。チラシの入稿日に影響がある場合は、本日中にお知らせください。」
このように、ずれる仕事ごとに旧期限と新期限を並べると、相手は自分の予定への影響をすぐ判断できます。
変更の判断を自分だけで決められない場合は、通知の前に上司や依頼者と順番を確認します。また、影響を受ける人ごとに個別に連絡するより、関係者全員に同じ文面を送るほうが、認識のずれを防げます。期限が決まらない仕事がある場合は、「いつまでに新しい期限を伝えるか」だけでも先に約束しておくと、相手が待ち続ける状態を避けられます。