初めての人が迷わない手順書は、目的・準備物・手順・完了条件・つまずきやすい点の5つで構成すると作りやすくなります。特に見落とされやすいのが「何をもって終わりとするか」という完了条件です。口頭で教えるときの伝わりにくさについては教え方が伝わらないときの記事で扱っているので、ここでは文書として残す作業に絞ります。
手順書テンプレート
- 作業名と目的：何のための作業かを一行で
- 所要時間の目安：初めての人の場合で書く
- 準備物・権限：必要なファイル、ログイン情報の確認先など
- 手順：1行に1動作。番号を振る
- 完了条件：どの状態になれば終わりか
- つまずきやすい点：過去に質問が出た箇所
- 困ったときの連絡先：担当者名
書き方の例
月末の経費精算の受付作業を例にすると、手順は次のように分けます。
- 1. 共有フォルダ「経費」を開く
- 2. 今月のフォルダに届いた申請書を確認する
- 3. 領収書の添付があるかを見る
- 4. 添付がないものは申請者にメールで依頼する
- 5. 確認済みのものを「処理済み」フォルダへ移す
「申請書を確認して処理する」と一行にまとめると、何を確認するのかが伝わりません。動作が2つ以上入っている行は分けるのが目安です。完了条件は「今月フォルダが空になり、未提出者への依頼メールが送信済みであること」のように、目で確かめられる形で書きます。
仕上げの確認方法
- 初めての人に実際にやってもらう：止まった箇所が書き足すべき場所です
- 画面の名称は表示どおりに書く：ボタン名などを言い換えない
- 更新日を入れる：古い手順のまま使われるのを防げます
手順書は一度で完成させるより、使われるたびに直していく前提で作ると負担が軽くなります。
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