タスクを分解するときは、まず「何ができあがったら終わりか」を書き、そこまでの作業を「〜を開く」「〜を送る」のように動詞で終わる一行に区切ります。一行の作業がすぐ手をつけられる大きさになっていれば、分解はひとまず十分です。複数の仕事を同時に抱えて切り替えが苦しい、という悩みは「マルチタスクが苦手」の記事で扱っています。こちらは一つの仕事を工程に分ける演習です。
「アンケートをやる」のままだと、何から始めるかが見えにくくなります。完成形を「回答を集計して上長に一枚で報告した状態」と決めると、次のように書き出せます。
一度で正しい順番にしようとせず、まず思いつく作業を全部出してから並べ替えるほうが進みます。待ち時間のある工程に印をつけると、相手の返事を待つ間に別の工程を進める段取りが見えてきます。終わったあとにシートを見返し、書き出していなかった作業があれば追記しておくと、次の分解が少し楽になります。