結論：一行目に「予定どおり／遅れ」を書く
定期の進捗報告で読み手が最初に知りたいのは、予定どおりか、遅れているかです。これを冒頭に書き、遅れている場合は「どれくらい遅れているか」と「次に何をするか」をセットで伝えます。報連相そのものへの苦手意識は「報連相が苦手な人へ」の記事で扱っています。この記事は、毎週・毎日の報告に使う書式だけをまとめたものです。
定期報告の書式
- 状況：予定どおり／やや遅れ／遅れ（一つ選ぶ）
- 今回やったこと：完了した作業を箇条書きで
- 予定との差：何がどれだけ遅れているか、日数や件数で書く
- 次の一手：遅れを取り戻すために、誰が何をいつまでにするか
- 相談したいこと：判断や協力が必要なことがあれば書く（なければ「なし」）
- 次回までの予定：次の報告までに終わらせること
記入例：社内報の制作
- 状況：やや遅れ
- 今回やったこと：特集記事の取材2件、表紙写真の撮影
- 予定との差：取材原稿4本のうち1本が未着。予定より3日遅れています。
- 次の一手：執筆担当の〇〇さんと明日10時に打ち合わせ、14日までの提出を確認します。間に合わない場合は、コラム枠と入れ替える案を用意します。
- 相談したいこと：入れ替え案を使うかどうか、15日にご判断をお願いします。
- 次回までの予定：原稿4本をそろえ、レイアウト案を提出
書くときの注意
遅れを書くときは、理由の説明を長くするより、次の一手を具体的に書くほうが読み手は動きやすくなります。理由は一文で十分です。また、「やや遅れ」の段階で早めに報告しておくと、選べる手が多いうちに相談できます。
毎回同じ項目順で書くと、読む側も前回との違いをすぐに見つけられます。この書式をメールの下書きやメモアプリに保存しておき、報告のたびに中身だけを書き換えて使ってください。
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