説明の図が分かりにくくなる原因の多くは、関係と手順を一枚に詰め込むことです。図解は関係図と手順図に分け、それぞれ一つの問いに答える形で作ります。話を短くまとめる方法は「話が長いと言われる」の記事で扱っています。ここでは、言葉で伝えにくい内容を図に置き換える方法に絞ります。
経費精算のルールが変わり、部署に説明する場面を考えます。申請者、上長、経理、会計システムが登場し、提出から振込までに五つの段階があるとします。これを一枚の図にすると、矢印が交差して読めなくなります。
そこで一枚目の関係図では「誰が何を受け渡すか」だけを示します。申請者から上長へ申請書、上長から経理へ承認済みの申請書、経理から申請者へ振込、という三本の矢印です。二枚目の手順図では「申請者は何をどの順で行うか」だけを示します。領収書を撮影する、システムに入力する、上長に提出する、差し戻しがあれば修正する、振込を確認する、の五段です。
図を作る前に、相手が知りたいのは「自分の役割」なのか「やる順番」なのかを考えます。前者なら関係図、後者なら手順図を先に見せます。両方必要な場合も、まず一枚目で全体を見せ、二枚目で自分の動きに絞る順にすると、聞き手が迷いにくくなります。作った図は、内容を知らない同僚に一度見てもらい、口頭の補足なしで意味が通じるか確かめると改善点が見つかります。