結論：予想と実際を同じ表に書き続ける
見積もりの精度を上げるいちばん手堅い方法は、作業前に予想時間を書き、終わったら実際の時間を書くことです。これを2週間ほど続けると、「この種類の作業は予想の何倍かかるか」という自分の基準ができてきます。何から手をつけるか決められない悩みは「優先順位がつけられない人へ」の記事で扱っています。この記事は、時間を測って記録する記入表だけに絞っています。
記入表の項目
- 日付
- 作業名：「資料作成」ではなく「営業資料の表紙と目次」くらいまで細かく書く
- 作業の種類：書く／調べる／連絡する／作る、など自分で4〜5種類に分けておく
- 予想時間：着手前に分単位で書く
- 開始時刻と終了時刻
- 実際の時間：中断した時間は除く
- ずれ率：実際の時間÷予想時間
記入例
- 11/4 議事録の清書（書く） 予想20分 → 実際35分 ずれ率1.75
- 11/4 取引先3社への日程確認（連絡する） 予想15分 → 実際15分 ずれ率1.0
- 11/5 競合サービスの料金調べ（調べる） 予想30分 → 実際70分 ずれ率2.3
- 11/6 社内アンケートの集計（作る） 予想40分 → 実際45分 ずれ率1.1
集計のしかた
週の終わりに、作業の種類ごとにずれ率の平均を出します。上の例なら「調べる」作業は予想の2倍以上、「連絡する」作業はほぼ予想どおり、という傾向が見えてきます。
- 手順1：種類ごとにずれ率を書き出す
- 手順2：種類ごとに平均を出す
- 手順3：次の週は「予想時間×その平均」で予定を組む
- 手順4：翌週も記録を続け、平均を更新する
続けるためのコツ
記録は完璧でなくて構いません。書き忘れた日は空欄のままにして、次の作業から再開します。紙の手帳でもスマートフォンのメモでも、すぐ開ける場所に表を置いておくことが一番大切です。数字は自分を評価するためではなく、次の予定を組むための材料として使ってください。
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