認識合わせのメールで最も大切なのは、決まったことと、まだ決まっていないことを別々の欄に並べることです。この二つが混ざると、読み手は未決の事項まで決定済みだと受け取ったり、その逆が起きたりします。上司と意見がかみ合わない場面そのものへの向き合い方は関連記事で扱っています。ここでは、話し合いの後に残す文書の書き方に絞ります。
次の順に並べると、読み手が上から確認できます。
たとえば、営業資料を改訂する打ち合わせの後なら、次のように書けます。
事例ページの扱いを未決の欄に置いたことで、担当者が先走って作り始める事態を避けられます。決める人と期限を書いておくと、未決のまま放置されることも防げます。
最後の一文は相手に圧をかけるためのものではなく、黙っていても前に進める状態を作るためのものです。相手が忙しいほど、この一文が役立ちます。