先に結論：冒頭で用件を一文、続けて選択肢を二つ添える
上司に確認するメールは、何を決めてほしいかを冒頭の一文で書き、自分で考えた選択肢を二つほど添えると、相手は選んで返すだけで済みます。「わからないことを聞けない」という気持ちの整理は別の記事で扱っています。こちらは実際に送る文面の作り方に絞ります。
例：取引先への見積もり提出日の確認
取引先から見積もりの提出日を聞かれたものの、社内の確認が間に合うか自信がない、という場面です。
- 件名：【ご確認】A社見積もりの提出日について（本日17時まで）
- 本文：A社への見積もり提出日について、どちらで進めるかご判断いただけますか。
- 案1：今週金曜に提出。部内の確認を木曜中にお願いすることになります。
- 案2：来週火曜に提出。確認の時間に余裕があります。A社には本日中に日程を伝える必要があります。
- 締め：私は案2がよいと考えています。本日17時までにお返事がない場合は、案2でA社に連絡します。
確認文面の作成シート
- 決めてほしいこと：一文で書けるか
- 選択肢：二つか三つ、それぞれの影響を一行ずつ
- 自分の考え：どれがよいと思うか、短い理由
- 期限：いつまでに返事が必要か、その理由
- 返事がない場合：どう進めるか
使い方のコツ
選択肢を出すのが難しいときは、「進める」「待つ」の二つから考えると書きやすくなります。返事がない場合の進め方は、職場の慣習に合わせて調整してください。自分の考えを書くのは、上司の判断を先取りするためではなく、確認の負担を減らすためです。迷ったら最後の一文を「ご判断をお願いします」とするだけでも構いません。
関連記事