引き継ぎを受けるときの質問

受け手は5つの観点で質問する

引き継ぎを受けるときは、説明を聞くだけでなく、進行中のこと・例外・関わる人・期限・権限の5つの観点で自分から質問します。渡す側は普段の流れを話しがちで、例外や途中の案件ほど説明から抜けやすいからです。

教える側として伝わらないときの工夫は、関連記事「教え方が伝わらない」で扱っています。この記事は、受け取る側の確認に絞った内容です。

受け手の確認表

• 進行中のこと：「今、途中で止まっている案件はありますか。どこまで進んでいますか」
• 例外：「いつもと違う対応をしている相手や、特別な取り決めはありますか」
• 関わる人：「困ったとき、最初に誰に聞けばいいですか」
• 期限：「今後一か月以内に締め切りや定期作業はありますか」
• 権限：「自分の判断で決めてよい範囲と、確認が必要な範囲はどこですか」

例：備品発注の担当を引き継ぐ

部署の備品発注を前任者から引き継ぐ場面で、確認表を使うと次のような会話になります。

• 進行中：「先週頼んだプリンタのトナーが未着。納期は業者に確認中」
• 例外：「コピー用紙だけは総務部とまとめて発注している」
• 関わる人：「業者の窓口は営業の田中さん。社内は総務の木村さん」
• 期限：「毎月20日に翌月分をまとめて発注」
• 権限：「1万円未満は自分で発注可。それ以上は課長の確認が必要」

「コピー用紙は総務とまとめて」という例外は、聞かなければ説明されなかったかもしれない情報です。例外の質問は一番抜けやすいので、必ず聞くくらいの気持ちで臨むとよいでしょう。

聞いた後にやること

答えは確認表の横にそのまま書き込み、最後に「この内容で合っていますか」と前任者に見てもらいます。異動などで前任者に後から聞きにくくなる場合は、特にこの確認を引き継ぎ当日のうちに済ませておくと安心です。

関連記事

• 後輩に教えても伝わらないと感じる人へ