結論：情報を5つに分け、完了条件まで決めて渡す
引き継ぎは、現状・手順・関係者・注意点・完了条件の5つに分けて書き出すと漏れを減らせます。とくに「どうなったら引き継ぎ完了か」を最初に決めておくと、渡す側と受ける側で認識がずれにくくなります。説明しても伝わらないと感じるときの伝え方は「教え方が伝わらない」の記事で扱っています。この記事は、渡す情報そのものを整理するためのリストです。
引き継ぎチェックリスト
- 現状：今どこまで進んでいるか、未完了の作業は何か
- 手順：定期作業の流れ、使うファイルやシステムの場所
- 関係者：誰に何を確認するか、連絡先と連絡手段
- 注意点：過去に起きた行き違い、例外的な対応
- 期限：直近で迫っている締切と、毎月・毎週の締切
- 権限：アクセス権やアカウントの付け替えが済んでいるか
記入例：月次の請求書発行を引き継ぐ
- 現状：10月分は発行済み。11月分は未着手
- 手順：毎月25日に売上表を確認し、請求書テンプレートで作成
- 関係者：金額の確認は経理の担当者へ社内チャットで
- 注意点：A社は宛名に部署名が必要
- 期限：毎月末日までに送付
- 権限：会計システムの閲覧権限を申請済み
引継ぎ完了条件
次の条件がすべて満たされたら、引き継ぎ完了と判断します。事前に双方で確認しておきましょう。
- 受ける側が、手順書を見ながら1回分を自分で実行できた
- 必要なアクセス権がすべて受ける側に移っている
- 関係者に担当変更の連絡が済んでいる
- 未完了の作業の担当と期限が決まっている
- 質問の受付期間（例：引き継ぎ後2週間）を決めてある
「説明した」ではなく「受ける側が1人でできた」を基準にすることで、引き継いだつもりの抜けを見つけやすくなります。
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