マニュアルが古くなる原因の多くは、いつ・誰が直すのかが決まっていないことです。手順が変わった瞬間に直す決まりと、定期的に見直す日の二つを用意すると、古い手順が残りにくくなります。教え方がうまく伝わらない悩みは関連記事で扱っており、本記事は文書を維持する運用に絞ります。
経費精算のシステムが変わり、領収書の提出方法が紙から画像の添付に変わったとします。よくある失敗は、本文に「※10月以降は画像添付」と注記を足すだけで済ませることです。注記が増えるほど、読み手はどれが最新か迷います。
この場合は、紙の手順を本文から削除し、旧版のページへ移します。変更履歴には「11月1日 領収書を画像添付に変更 山田」と一行で残します。こうすると、本文は常に今の手順だけになります。
完璧なマニュアルを一度で作るより、直しやすい仕組みを先に作る方が、結果として正確な状態を保てます。