仕事の電話は用件の要約→次の行動の確認→お礼→終了の順で進めると、自然に終えやすくなります。電話は記録が残らないため、切る前の確認が対面以上に大切です。話が長くなる相手への対応全般は話が長い人への対応の記事で扱っているので、ここでは電話ならではの確認と終わり方に絞ります。
終了までの4ステップ
- 1. 要約する：「では、確認させてください。〜ということでよろしいでしょうか」
- 2. 次の行動を決める：「私から明日中に資料をメールでお送りします」
- 3. お礼を伝える：「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました」
- 4. 締める：「それでは失礼いたします」
場面別の言い方
話が続きそうなときは、要約で区切りをつくります。
- 次の予定があるとき：「申し訳ありません、このあと予定がございまして、続きは改めてご連絡してもよろしいでしょうか」
- 確認が必要なとき：「社内で確認のうえ、本日17時までに折り返します」
- メールで残したいとき：「念のため、今の内容をメールでもお送りします」
たとえば納期の相談なら、「納品日を11月28日に変更し、変更後の見積書を明日お送りする、ということでよろしいでしょうか」と、日付と担当を入れて要約します。数字や日付は聞き違いが起きやすいので、復唱するのが安心です。
切るときのマナー
- かけた側が先に切るのが一般的：ただし相手が目上や取引先なら、相手が切るのを待つ配慮もあります
- 受話器はそっと置く：ボタンで先に切ると音が伝わりにくくなります
- 切った後すぐメモする：要約した内容と期日を記録します
終わり方の型を決めておくと、話の切り上げに迷う時間が減ります。
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