結論：着手前に5項目を書き出してから始める
段取りは、作業を始める前に目的・完成形・期限・必要なもの・最初の一手の5項目を書き出すだけで整えやすくなります。複数の仕事の順番を決める方法は「優先順位がつけられない」の記事で扱っています。この記事は、1つの仕事に取りかかる直前に使うシートです。
段取りシートの5項目
- 1. 目的：この仕事は誰の何のためか
- 2. 完成形：終わったとき手元に何があるか
- 3. 期限：いつまでに、誰に渡すか
- 4. 必要なもの：資料・確認相手・権限・道具
- 5. 最初の一手：5分以内にできる具体的な行動
記入例：社内勉強会の案内文を作る
- 目的：来月の勉強会に、対象部署の人が日程を確保できるようにする
- 完成形：日時・場所・内容・申込方法が入った案内文1通
- 期限：金曜15時までに課長へ確認依頼
- 必要なもの：会議室の予約状況、講師名、申込フォームのURL
- 最初の一手：会議室の空き状況を予約画面で確認する
この例では、最初の一手を「案内文を書く」ではなく「空き状況を確認する」にしています。すぐ終わる小さな行動にしておくと、手が止まりにくくなります。
記入用シート
次の枠を書き写すか、メモアプリに貼り付けて使ってください。
- 仕事名：
- 1. 目的：
- 2. 完成形：
- 3. 期限（日時・渡す相手）：
- 4. 必要なもの：
- 5. 最初の一手（5分以内）：
- 着手前の確認：不明な点を誰に聞くか
埋まらない項目があったとき
5項目のうち埋まらないものがあれば、それ自体が着手前に確認すべき点です。特に完成形と期限が空欄のまま始めると、途中でやり直しになりやすくなります。依頼した人に「完成形はこの形で合っていますか」と短く確認してから始めましょう。
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