先に結論：見る場所と、正しい状態まで書く
チェックリストの項目を「宛先を確認」のように書くと、急いでいるときは見たつもりで通り過ぎてしまいがちです。項目は「どこを見るか」と「どうなっていればよいか」まで書くと、確認の動作がはっきりします。うっかりミスが続くときの全体的な向き合い方は「うっかりミスが多い」の記事で扱っています。こちらはリストそのものの設計に絞ります。
例：請求書をメールで送る前
あいまいな項目と、具体化した項目を並べてみます。
- 「宛先を確認」→宛先欄の会社名が、添付した請求書の宛名と一致している
- 「金額を確認」→請求書の合計金額が、受注表の該当行の金額と一致している
- 「添付を確認」→添付ファイルを一度開き、今月の日付になっている
- 「本文を確認」→本文の支払期日が、請求書に書いた期日と同じである
チェックリストの設計シート
- 作業名と使う場面：いつ、どの作業の直前に使うか
- 過去のミス：実際に起きた、または起きかけたことを書き出す
- 見る場所：画面のどの欄、どの書類か
- 正しい状態：何と何が一致していればよいか
- 項目数：多くても7つ程度に絞る
- 見直し日：月に一度、使わなかった項目と足りない項目を確かめる
使い方のコツ
項目は思いつきで増やすより、実際に起きたミスから一つずつ足すほうが長く使えます。項目が増えすぎると読み飛ばしやすくなるため、しばらく問題が起きていない項目は外すことも検討します。作業の直前に開く場所、たとえば送信ボタンの近くやデスクの手元に置いておくと、使う習慣がつきやすくなります。
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