結論：一回で答えられる情報をまとめて送る
チャットの質問は、状況・試したこと・知りたいことを一つのメッセージにまとめると、相手が一往復で答えやすくなります。「今いいですか？」だけを送ると、相手の返信を待つ時間が二重にかかります。そもそも質問しにくいと感じる心理面は関連記事で扱っています。ここでは文面の書式に絞ります。
非同期質問の書式
- 要件：何についての質問か一行で
- 状況：今どうなっているか、どの画面・どの資料か
- 試したこと：自分で確認・実行した内容
- 知りたいこと：はい／いいえで答えられる形が理想
- 期限：いつまでに回答があると助かるか
例：見積書の金額について
悪い例は「見積書のことで質問があります」だけの投稿です。相手は何の見積書か、急ぎかどうかもわかりません。
型に沿うと次のようになります。
- 要件：A社向け見積書の値引きについて
- 状況：共有フォルダの最新版で、合計が先月より5%低くなっています
- 試したこと：履歴を見ましたが、値引きの理由が書かれていませんでした
- 知りたいこと：この5%は今回も適用してよいですか
- 期限：明日15時の送付前に確認できると助かります
これなら相手は資料を開き直さずに「はい、適用でOK」と一言で返せます。
送る前の確認
- リンクや資料名を添えたか
- 質問が二つ以上あるなら番号を振ったか
- 相手が答えるのに必要な判断材料がそろっているか
試したことを書くのは、自分の努力を示すためではなく、相手が同じ確認を繰り返さずに済むようにするためです。
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