結論：「何を・いつまでに・どんな形で」を書く
依頼メールで行き違いが起きやすいのは、期限と完成形があいまいなときです。「なるべく早く」「いい感じに」では、受け手によって解釈が変わります。日付と時刻、それに仕上がりの具体的な姿を書けば、やり直しは減りやすくなります。人に頼れず抱え込んでしまう気持ちの面は「頼れない・抱え込む人へ」の記事で扱っています。この記事は、依頼する側のメール文面に絞った内容です。
依頼メールの型
- 件名：【ご依頼】〇〇の作成（〇日〇時まで）
- 依頼内容：何をしてほしいかを一文で
- 目的：何に使うものか
- 完成形：形式・分量・見本の有無
- 期限：日付と時刻。途中で確認したい場合はその日も
- 補足：参考資料の場所、迷ったときの連絡先
例文：顧客アンケートの集計
件名：【ご依頼】10月アンケートの集計表作成（18日17時まで）
〇〇さん 10月に実施した顧客アンケートの集計をお願いできますか。来週の定例会議で、改善点を話し合う資料に使います。
- 完成形：表計算ファイル1枚。設問ごとの回答数と割合を表にし、自由記述は原文のまま一覧にしてください。
- 見本：共有フォルダの「9月集計.xlsx」と同じ体裁で構いません。
- 期限：18日（金）17時。16日の午後に一度、途中の状態を見せてもらえると助かります。
- 元データ：共有フォルダ「アンケート／10月」にあります。
もし期限が難しければ、今日中に教えてください。分量を減らすなど調整します。
送る前の確認
- 期限に「早めに」などのあいまいな言葉が残っていないか
- 完成形を、見本やファイル名で示せているか
- 受け手が断ったり調整したりできる一文があるか
最後の一文があると、受け手は無理な期限をそのまま引き受けずに済みます。結果として、約束どおりに仕上がる可能性が上がります。
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