会議の結論をまとめるときは、決まったこと、決まっていないこと、次の行動の三つに分けて、終了前に声に出して確認します。話し合いの中身を要約するより、この三つを言い切るほうが「結局どうなったの？」を防げます。
会議中の発言の仕方そのものは、関連記事「会議で発言できない」で扱っています。この記事は、会議の最後の数分に絞った内容です。
たとえば、来月の社内勉強会について話した会議なら、次のようになります。
「最後に確認です。開催日は第三木曜の夕方で決定。会場は会議室Aを第一候補にしますが、空き状況が未確認なので確定は保留です。次の行動は、佐藤さんが今日中に会議室の空きを確認、私が金曜までに案内文の下書きを共有。ほかに漏れはありますか」
ポイントは、保留のものを「保留」とはっきり言うことです。言わないと、人によって「決まった」と受け取ったり「まだ」と受け取ったりして、後でずれが出ます。
読み上げた内容は、そのまま次の形で共有すると記録にもなります。
「違うところがあれば今」と一言添えるだけで、後から「そんな話だったっけ」が出にくくなります。まとめ役が決まっていない会議では、気づいた人がこの型で切り出すだけでも十分です。