アジェンダは議題の一覧から作り始めるより、「この会議が終わったときに何が決まっていればよいか」を先に一行で書くと組みやすくなります。決めることが決まれば、必要な情報、話す順番、時間配分を逆算できます。会議中の発言のしかたについては「会議で発言できない」の記事で扱っています。この記事は、その手前にある会議前の設計に絞ります。
たとえば総務の担当者が「来期の備品をどう買うか話したい」と会議を開くとします。議題だけを並べると「現状共有」「意見交換」「その他」となり、終わっても何も決まらないことがあります。そこで先に「来期はまとめ買いか都度購入か、どちらで進めるかを決める」と書きます。すると、事前に今期の購入実績を配っておく、比較の観点を二つに絞る、最後の5分で決定事項と担当を確認する、という流れが自然に見えてきます。
シートは会議の前日までに埋め、参加者に共有します。「決めること」が一行で書けない場合は、まだ会議を開く段階ではなく、情報集めや個別の相談が先かもしれません。また、議題が三つを超えるときは、決めることを一つに絞れているかを見直します。毎回同じ形で書いておくと、過去の会議と比べやすくなり、時間配分の見積もりも少しずつ現実に近づいていきます。