議事録で最低限残すべきなのは決定事項・担当者・期日・保留事項の4つです。発言を逐一書き起こすより、この4点が一目でわかる形にしておくと、会議後の行き違いが減りやすくなります。会議中の発言の仕方については会議での発言のコツの記事で扱っているので、ここでは会議が終わった後の記録に絞ります。
そのまま使える議事録テンプレート
- 会議名・日時・参加者：欠席者も書いておくと共有漏れを防げます
- 目的：この会議で決めたかったことを一行で
- 決定事項：「〜とする」と言い切る形で箇条書き
- 担当と期日：「誰が・何を・いつまでに」を一行ずつ
- 保留事項：決まらなかったことと、次に決める場
- 次回予定：日時と議題の候補
記入例
たとえば社内イベントの準備会議なら、次のように書きます。
- 決定事項：開催日は12月第2金曜とする。会場は社内会議室Aとする
- 担当と期日：佐藤さんが会議室予約を11月15日までに完了。田中さんが案内文の下書きを11月20日までに共有
- 保留事項：軽食の有無。予算確認後、次回会議で決める
「会場について話し合った」ではなく「会議室Aとする」と書くのがポイントです。結論の形で書けない項目は、決定事項ではなく保留事項に移します。
書くときの3つの注意
- 会議の最後に読み上げる：決定事項と担当をその場で確認すれば、認識のずれに早く気づけます
- 当日中に共有する：記憶が新しいうちに送ると修正依頼も出しやすくなります
- 担当を「チーム」にしない：個人名にしておくと、誰が動くかが曖昧になりません
議事録は記録というより、次の行動を決めるための道具です。テンプレートを社内で固定しておくと、書く人が変わっても同じ粒度で残せます。
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